RESOLUCIÓN 76/2021 SSGDMJGM

LA PLATA, 28 de Abril de 2021

VISTO el expediente electrónico N° EX 2021-07621782-GDEBA-DSTAMJGM por el cual se gestiona la aprobación de un procedimiento tendiente a regular en el ámbito de la Administración Pública Provincial la digitalización de los documentos en el marco de lo dispuesto por el Decreto N° 31/2020 y

CONSIDERANDO:

Que en virtud de que la digitalización constituye una alternativa de duplicación documental de amplia aceptación nacional, resulta necesario consolidar un proceso de mejora administrativa en la Provincia de Buenos Aires que permita establecer los lineamientos generales de calidad de escaneo documental para el tratamiento de la documentación, legajos, archivos, y demás documentos, tanto históricos como actuales pertenecientes a la Administración Pública provincial;

Que mediante la Ley N° 14.828 se creó el “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” con el propósito de delinear un proceso de modernización administrativa y de alcanzar una gestión pública de calidad que posibilite la provisión eficaz y eficiente de bienes y servicios públicos a la ciudadanía de la Provincia de Buenos Aires de manera equitativa, transparente y efectiva;

Que en la actualidad la Administración Pública provincial carece de una política concreta y unificada respecto a la forma en que debe llevarse a cabo la producción, escaneo y gestión de documentos digitales, tanto nativos como producto de digitalizaciones;

Que las demandas de la ciudadanía se han diversificado y le exigen al Estado una mayor y mejor capacidad de respuesta tendiente a que el acceso a la documentación resulte claro;

Que, en ese sentido resulta necesario dirigir contenidos a los agentes de la administración pública provincial y de los entes descentralizados para que conozcan y se orienten respecto a los criterios generales comunes de calidad de digitalización del patrimonio documental que cada institución tiene bajo su responsabilidad;

Que, por su parte, y en el marco de lo dispuesto por el Decreto N° 31/2020 se creó la “Subsecretaría de Gobierno Digital”, dependiente del Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros, en cuyo Anexo II se dispone que entre sus funciones y misiones se encuentra “Actuar como órgano rector en materia de telecomunicaciones, digitalización, informática y soluciones tecnológicas en general, en el ámbito del Poder Ejecutivo Provincial, de acuerdo con la normativa vigente”;

Que modificar el medio de conservación documental está relacionado, por un lado, con la sustitución del soporte físico de los documentos por imágenes digitales de los mismos y por otro, con la conversión de los documentos de archivo que se encuentran en medios electrónicos capturados digitalmente. En estos casos, y previo cumplimiento de los requisitos legales y técnicos aplicables, las entidades públicas aplican procedimientos con el fin de eliminar, en caso de corresponder, el soporte papel o racionalizar los archivos electrónicos, supliendo la funcionalidad y demanda (operativa y legal), a partir de las imágenes digitalizadas;

Que la digitalización que se promueve, tiende a facilitar la consulta de la información por la aplicación de técnicas de escaneo dirigidas a la utilización de la información o del contenido de la imagen digital;

Que todo ello tiene como propósito utilizar, reutilizar, consultar y compartir el contenido informativo de la documentación existente, haciendo uso de la tecnología digital, para evitar la manipulación, pérdida o deterioro físico del soporte original (por ejemplo, en el caso de archivos históricos) o para acceso simultáneo a la información contenida por parte de varios usuarios (de gran ayuda en la gestión), así como también para facilitar la búsqueda de la misma;

Que, por ello deviene necesario la implementación de una metodología a aplicarse en el ámbito de la Administración Pública Provincial que regule el uso, estandarización y unificación de la calidad de los documentos que deban ser escaneados para su guarda y/o para ser subidos al sistema de Gestión Documental Electrónica, actualmente GDEBA o el que en el futuro lo reemplace;

Que ha tomado intervención en virtud de su competencia Asesoría General de Gobierno y la Fiscalía de Estado de la Provincia de Buenos Aires;

Que la presente medida se dicta en uso de las atribuciones conferidas por el Decreto 31/2020; Por ello,

LA SUBSECRETARIA DE GOBIERNO DIGITAL 

DEL MINISTERIO DE JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS

RESUELVE:

ARTICULO 1°. Aprobar el “Glosario y Conceptos básicos” que será de aplicación en los procesos de digitalización de documentos en el ámbito de la Administración Pública Provincial, y que como Anexo I (IF 2021- 10078691-GDEBA-SSGDMJGM) forma parte integrante de la presente.

ARTICULO 2°. Aprobar los “Procedimientos y Procesos” de aplicación para todos los organismos que integran la Administración Pública Provincial, que como Anexo II (IF 2021-10078681-GDEBA-SSGDMJGM) forman parte integrante de la presente.

ARTICULO 3°. Registrar, comunicar, publicar, dar al Boletín Oficial y al SINDMA Cumplido, archivar.

Sandra Noemi Dagostino

Subsecretaria

Subsecretaría de Gobierno Digital

Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros

ANEXO I

Glosario y  Conceptos básicos:

Autenticidad: Consiste en la acreditación de un documento de archivo de ser lo que pretende ser, sin alteraciones o corrupciones. Los documentos auténticos son los que han mantenido su identidad e integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de  su  carácter,  requisitos  o circunstancias inherentes.

Captura  o Escán: acción  mediante la cual se obtiene  la imagen  digitalizada a partir de  la representación   original.

Dispositivos de captura: dispositivos a través de los cuales se obtiene  la  imagen  digitalizada  desde la representación  original (analógica).  Son  dispositivos de  captura  las cámaras  digitales y los escáneres.

Firma Digital: es un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del  documento o mensaje.

Integridad:  propiedad o cualidad de  un documento cuando  se encuentre  completo e  inalterado.

Metadatos: en el ámbito de la gestión de documentos, datos que describen el  contexto,  el  contenido  y/o  la estructura  de  los documentos y/o  su gestión a lo largo del  tiempo.

Objeto digital: un objeto que puede ser representado por una computadora u otro dispositivo inteligente, tal como un tipo de documento informático generado por un sistema particular o una aplicación de software, por ejemplo, un documento de procesador de textos, una hoja de cálculo o una imagen. Un documento digital puede comprender uno o más  objetos  digitales.Preservación: los procesos y operaciones involucradas en asegurar la supervivencia técnica e intelectual de documentos auténticos a lo largo del tiempo. La preservación incluye el control ambiental, la seguridad, la creación, el almacenamiento, la manipulación y los planes de  acción  en  caso de desastre para documentos en todos los formatos,  incluyendo los documentos   digitales.

Resolución de imagen: es el grado de detalle o calidad de una imagen digital ya sea escaneada, fotografiada o impresa. Este valor se expresa en ppp (píxeles por pulgada) o en inglés dpi (dots per inch). Cuantos más píxeles contenga  una imagen  por pulgada lineal,  mayor  calidad tendrá.

Trazabilidad: creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento  y  uso  de los documentos.

Usabilidad: Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por  la  normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación. En ámbito informático: la capacidad o facilidad futura de la información  de  poder  ser reproducida y por tanto utilizada.

ANEXO II

Procedimientos  y Procesos

A. Metodología de Digitalización de Documentos:

Toda la documentación cuya digitalización se proponga en el ámbito de  la Administración Pública Provincial deberá estar debidamente identificada, clasificada y descripta, además de estar en condiciones de conservación adecuadas  para su digitalización.

Previo a la digitalización de los documentos, se  verificará  el  estado  de  conservación  y  la integridad de  los mismos, a los efectos de establecer si se encuentran en condiciones  de  ser  sometidos  a  un  proceso  de digitalización. Por este motivo se realizará un acta o informe técnico, donde conste el estado de la documentación. Si el mismo es aceptable, se dejará asentado en el informe tal situación.  Si,  por  el  contrario, es necesario acondicionar los documentos, deberá expresarse cuánto tiempo demorará su preparación y qué recursos serán destinados a tal fin. En el caso de que se detecten imperfecciones en los expedientes originales, por ejemplo, hojas rotas, fojas  faltantes  o  bordes malogrados,  debe  quedar  asentado  en el informe técnico y se considerará que la imagen  escaneada cumple  con los parámetros aceptados  de  calidad.

Los documentos a digitalizar deben ser una representación exacta  en  cuanto  a  contenido  del  documento  con soporte físico en papel, asegurando su legibilidad y prolijidad. Por esto:

a. Deben tener una tonalidad adecuada para que sean fácilmente  legibles,  tanto  al  visualizarse  en pantalla como al imprimirlas.

b. No deben estar recortados los datos.

c. Las fojas no deben estar manchadas, ni torcidas, ni dobladas, ni superpuestas.

d. Deben estar libres de cualquier elemento que obstaculice la digitalización.

e. En ningún caso y bajo ningún punto de vista, el personal que diagnostica el estado de conservación de los documentos para evaluar la posibilidad de su digitalización, ni el que interviene preparándolos para ese procesamiento, puede alterar el orden de los mismos, su integridad, o los instrumentos de descripción que los acompañan; sin embargo, sí  puede  -y  en  ciertos  casos,  debe,  agregar información relativa a esa  intervención en las actas o informe técnico.

f. Toda información relevante que surja de  la intervención en  términos  de  conservación  debe  consignarse en forma específica, y debe volcarse en las actas o informe técnico y, si corresponde, en los metadatos.

B. Fases del Proceso de Digitalización de documentos:

a. Identificación de la documentación a digitalizar:

En este punto se proponen una serie de criterios a ponderar para la identificación de documentos a digitalizar, que deberán evaluarse en conjunto para realizar un diagnóstico más certero de  la  necesidad  de  digitalización de un acervo documental y/o  el establecimiento  de  prioridades a la hora de  planificar la digitalización a largo   plazo:

• Contenido: debe evaluarse la relevancia del contenido intelectual y/o  el valor patrimonial  del  material que se propone digitalizar, en relación con la posibilidad de mejorar la difusión y el acceso al mismo.
• Demanda: una alta frecuencia de consulta del material original por un lado supone –más  allá de los cuidados implementados- un cierto nivel de degradación. Por otra parte, esa misma frecuencia es indicativa de la importancia que el material tiene para la comunidad de usuarios de cada institución. Por ambos motivos, podría concluirse en la necesidad de digitalizar el material tanto para disminuir su deterioro como para mejorar las condiciones de acceso, incluido aquel de carácter remoto y simultáneo.
• Acceso: en caso de contar con material con limitaciones de accesibilidad física, ya sea por malas condiciones de conservación, difícil lectura, escucha, visualización u obsolescencia inminente de las herramientas de reproducción, la digitalización puede ser una alternativa para favorecer, o incluso permitir, el acceso al mismo. Si las condiciones de preservación del material son muy deficientes, es imprescindible la restauración como paso previo a la digitalización.

Estado del tratamiento archivístico previo: la adecuada identificación, descripción y clasificación del material  a digitalizar es condición  excluyente para el proceso de   digitalización

• Equipamiento requerido y recursos vinculados: es necesario evaluar el costo de adquisición tanto del equipamiento para la obtención de imágenes digitalizadas como de todos los recursos vinculados (capacidad de las computadoras, servidores, etc.). También puede considerarse, la tercerización del servicio y/o el desarrollo de un convenio interinstitucional, siempre en los términos de la presente. 

Clasificación:

Se busca  agrupar los documentos por función, es decir en  series  derivadas de  los diferentes tipos de actividades y operaciones en un entorno de trabajo. Procesos judiciales, contratación, expedientes personales, etc. Correspondería a una de las actividades que forman parte de la organización, al igual que la ordenación y la descripción  documental.

La clasificación puede estar dada por un Cuadro de clasificación: Instrumento archivístico que permite la visualización jerárquica y funcional de los documentos generados por la institución, presentada en una estructura que permite situar los documentos en sus relaciones con los otros para construir las diferentes agrupaciones documentales.

Una vez que los  documentos  se  encuentran  clasificados  se  procede  a su descripción. Este proceso de análisis  de los documentos de archivo, es el que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión; ésta corresponde  a una de  las actividades de  la organización

​​​​​​​c. Preparación:

Se verificará el estado de conservación y la integridad de las unidades documentales, a los efectos de establecer si están en condiciones de ser sometidos a un proceso de digitalización o, en su defecto, cuánto tiempo demorará su preparación y qué recursos serán destinados  a tal   fin.

​​​​​​​d. Digitalización: (Recomendaciones de calidades mínimas)

En base a los parámetros de resolución y calidad establecidos para cada tipo de formato, se  optará por el más adecuado. En esta etapa se aplica el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel) o electrónico,  en  una imagen digital.

Los valores  de  calidad  detallados a continuación son los mínimos establecidos  para la  tarea.

Cuadro de calidad mínima de imagen para escaneo de documental.

​​​​​​​e. Reconocimiento de datos

El nombre de los objetos digitales obtenidos deberá guardar vinculación con el archivo digitalizado, es por ello que se recomienda definir un patrón codificado, homogéneo y preciso para los distintos documentos, evitando la utilización  de  nombres descriptivos.

Puede agregar palabras clave a las propiedades de un documento PDF para que las empleen los usuarios de una utilidad de  búsqueda a fin de  localizar el  PDF

El documento mínimamente debe contar con el nombre del autor, el asunto, el copyright y las palabras clave.

IMPORTANTE: Es recomendable no utilizar  caracteres  especiales  que  puedan  ocasionar  problemas  en la búsqueda, migración o trabajo en  lote con los   archivos.

​​​​​​​f. Indexación

Las tareas a realizar en  la fase  de  Indexación son:

Reunir la información identificativa  de  los documentos.  Se recomienda que el nombre del  archivo posea  un índice no repetitivo,  sistemático y que indiquen el tipo de  documento que se    digitaliza.

Recomendaciones  para nombrar archivos de  datos:

• Definir  nombres cortos y relevantes: 25 caracteres es una longitud    suficiente.
• No utilizar caracteres especiales en  un nombre de  archivo como: & *% $ £] {!    @
• Usar guiones bajos en  lugar  de  puntos  o  espacios completos porque, como los caracteres especiales, estos se analizan de  manera  diferente  en  diferentes sistemas.
• El    nombre   del    archivo   debe   incluir    información   descriptiva   que   ayude   a    la  identificación independientemente de  dónde  se almacena.
• Ser consistente en el uso de minúsculas/mayúsculas al nombrar archivos ya que algunos softwares pueden considerar  diferentes  archivos con el mismo nombre.
• Nombrar archivos por cronología, usando el formato Año-Mes-Día: AAAA-MM-DD o AAAA-MM. Esto mantendrá  el orden  cronológico de  los archivos.
• Se recomienda reservar  algunos caracteres para indicar el tipo  de   documento
• Se recomienda reservar  algunos caracteres para indicar un área, sector o    repartición.
• Ejemplo: 2021_04_03_Legajo_SSGD_xxxx, donde xxxx puede ser  una  observación  o  descripción pertinente u otro  campo de  interés.

​​​​​​​g. Formato del fichero

Garantizar  que el formato del  fichero que contiene la imagen  digital sea   PDF/A.

​​​​​​​h. Control de calidad

Es importante verificar la  calidad  del  proceso  para corroborar el cumplimiento de  los objetivos. La valoración de las digitalizaciones debe realizarse en tres niveles (visualización/sonido, codificación y datos asociados). Se recomienda realizar el control de calidad sobre de un muestreo sobre la base mínima del 20% de los objetos digitales. En caso de detección de irregularidades, el muestreo debe aumentar hasta deducir el alcance de las dificultades.

La verificación abarcará  la  evaluación  del  resultado  de  la  digitalización (nivel de fidelidad, ausencia de defectos), el análisis de la codificación binaria de los archivos digitales, la organización lógica dentro de los medios de almacenamiento (comprobar que se asignaron los nombres correctos a los documentos y se los estructuró adecuadamente en los discos de computadora, externos u otros medios digitales) y el chequeo de los datos asociados (correcta asignación  de  metadatos a cada archivo   digital).

​​​​​​​i. Disponibilización de información con valor probatorio.

Los organismos deberán identificar aquellos documentos con valor probatorio y se recomienda para ese caso, se aseguren las cuestiones de autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos,  como,  por ejemplo,  la firma digital,  blockchain o cualquier otra  tecnología que la reemplace en  el  futuro.

​​​​​​​j. Carga de datos en el Sistema de Gestión Documental:

A los efectos de proceder a cargar los datos el agente deberá  realizar  la  carga  según  lo  estipulado en  el procedimiento de  carga  del  sistema de  Gestión Documental vigente.

​​​​​​​k. Responsabilidad en proceso de Digitalización:

En todo caso de digitalización, el órgano deberá crear o contar con un Proceso de Auditoría a los efectos de garantizar la calidad, legibilidad y legalidad del documento digitalizado. Dicho proceso finalizará con un acto administrativo.

​​​​​​​l. Responsabilidad en el traslado de la documentación a digitalizar:

En caso de tercerizar la digitalización, y ésta no realizarse In Situ, se recomienda que al momento de la redacción del pliego o TDR (Términos de Referencia), tener en consideración la seguridad de la documentación durante el transporte de  la misma.

ll. Archivo, Devolución o Expurgo de  la  documentación

Terminado el tratamiento de digitalización y la carga en el Archivo Digital se llega a esta fase final del proceso completo de digitalización  donde  la  documentación en  papel tiene  que ser archivada,  devuelta o expurgada, según lo contemplado en  el Decreto Nº 3066/91  o la normativa que en  el futuro lo   reemplace.

Sandra Noemi Dagostino

Subsecretaria

Subsecretaría de Gobierno Digital

Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros