Provincia de Buenos Aires

MINISTERIO DE JUSTICIA

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PERSONAS JURÍDICAS

Disposición N° 77/16

POR 5 DÍAS.

 

VISTO las presentes actuaciones, iniciadas por la Dirección de Registro, Legitimaciones y Fiscalización de esta Dirección Provincial de Personas Jurídicas; y,

 

CONSIDERANDO,

 

Que es objetivo de gestión y de interés de esta Dirección Provincial la modernización administrativa en procura de transparencia, acceso a la información y rapidez en la prosecución de los trámites ante esta Dirección Provincial de Personas Jurídicas, optimizando el sistema para su tramitación, brindando una mayor dinámica y funcionalidad a la utilización de los espacios físicos. Y, en dicho marco, y en aras de cumplir con dicho objetivo, la tendencia es proceder a la despapelización de la administración.

 

Que además, como consecuencia del caudal de ingreso de expedientes ante la Dirección Provincial de Personas Jurídicas, actualmente el Archivo de la misma se encuentra al máximo de ocupación, lo que genera una mala administración de recursos, espacios y orden de guardado para su mejor utilización; dificultando el cumplimiento de los objetivos mencionados en el párrafo anterior. El hecho de no contar con los documentos digitalizados, dificulta la eficiencia para acceder a los mismos.

 

Que, en consecuencia, atento a la crítica situación del Archivo, se está llevando adelante un proyecto para la digitalización del mismo, que incluye determinar cuáles son los documentos físicos cuya conservación es indispensable en forma digital y física; y cuáles por el contrario podrán ser depurados para evitar su conservación innecesaria y costosa, toda vez que no se trata de documentación respecto de la cuál exista una obligación de guarda por parte de este organismo como autoridad de contralor, conforme el Decreto 3.066 del 24 de septiembre de 1991.

 

Que por otra parte, la información útil a los efectos registrales que esta Dirección Provincial debe guardar como organismo de registro y que pudiera surgir de los  expedientes que obran en el Archivo, ya obra asentada en el sistema informático –TRAMIX que la Dirección Provincial de Personas Jurídicas utiliza desde el año 2006 (o se conservará

en el sistema que en el futuro lo reemplace); y, la que no obra en dicho sistema, es reproducible o susceptible de reconstrucción con intervención del interesado o de los profesionales que hayan intervenido en la confección de los documentos.

 

Que, en consecuencia y en aras de cumplir con los objetivos descriptos, resulta necesario establecer medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, traducido en acciones para la modernización de la Administración, privilegiando optimizar la utilización del Archivo a fin de incrementar la agilidad en el acceso a los antecedentes allí depositados.

 

Que, en este contexto, se considera conveniente digitalizar y depurar el Archivo de la Dirección Provincial de Personas Jurídicas mediante la digitalización y conservación de los siguientes documentos cuya guarda se considera indispensable: a) Carátula; b) Instrumentos motivo de inscripción; c) Resolución; d) Folio de Inscripción. Estos documentos obrantes en los expedientes y cuya guarda es indispensable, serán conservados tanto en forma física, como digital.

 

Que, respecto de los restantes documentos -y toda vez que se trata de documentación cuya reserva es innecesaria respecto de trámites que han cumplido con sus objetivos de creación y exceden el requisito de guarda-, es procedente su depuración; resultando conveniente proceder a su entrega a un organismo, asociación o empresa dedicada a la recolección y reciclaje de papel - que oportunamente se designe a tales efectos-, para su mejor y más óptimo aprovechamiento.

 

En consecuencia,

 

EL DIRECTOR PROVINCIAL DE PERSONAS JURÍDICAS

DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES,

DISPONE:

 

ARTÍCULO 1°: Al proceder a la digitalización de los expedientes que se encuentran en el Archivo de esta Dirección Provincial de Personas Jurídicas, se digitalizarán los siguientes documentos de conservación indispensable: a) Carátula; b) Instrumentos motivo de inscripción; c) Resolución; d) Folio de Inscripción.

 

ARTÍCULO 2°: Los documentos de conservación indispensable indicados en el artículo 1 de la presente serán conservados tanto en soporte físico como en soporte digital; para su posterior eficiente tratamiento informático, que permita más fácil acceso y confiera la mayor utilidad de la información que contengan los documentos.

 

ARTÍCULO 3°: En el marco del proceso de digitalización y depuración del Archivo, los restantes documentos físicos obrantes en los expedientes, serán entregados al organismo, asociación o empresa dedicada a la recolección y reciclaje de papel -que oportunamente se designe a tales efectos-, para su mejor y más óptimo aprovechamiento.

 

ARTÍCULO 4°: En lo sucesivo, respecto de todo expediente finalizado que corresponda su remisión al Archivo, se procederá de idéntica manera a la indicada en el Artículo 1 de la presente.

 

ARTÍCULO 5°: La presente entrará en vigencia al quinto (5°) día hábil de su publicación en el Boletín Oficial.

 

ARTÍCULO 6°: Registrar, comunicar, notificar al Director Provincial de Personas Jurídicas, a la Dirección de Registro y Legitimaciones, Fiscalización, y Dirección Técnico Administrativa, publicar, dar al Boletín Oficial y al SINBA, pasar a Departamentos, Áreas y Oficinas Delegadas. Cumplido. Archivar.

Leonardo Jakim

Director Provincial

C.C. 215.274 / nov. 16 v. nov. 22