La  Plata, 30 de marzo de 1994

 

 

VISTO la ley Nº 10.830 por la cual se establece la competencia que le corresponde a la ESCRIBANÍA GENERAL DE GOBIERNO y el Decreto Nº 1748/90 por el que se delegan facultades en este organismo, y

CONSIDERANDO:

                        Que resulta oportuno proceder a determinar el ordenamiento orgánico-funcional de este organismo de acuerdo a las pautas y criterios fijados en el REGIMEN GENERAL DE ESTRUCTURAS y según el espíritu que anima la reforma del Estado que se está implementando.

                        Que, asimismo, la ESCRIBANÍA ha elevado el anteproyecto de estructura que se aprueba en este acto con sus respectivos fundamentos y antecedentes (Expte. Nº 2123-1353/93).

                        Que de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 9º del Decreto Nº 18/91, el CONSEJO ASESOR DE LA REFORMA DEL ESTADO Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ha tomado la intervención que le compete prestando su conformidad.

                        Que el presente se dicta en uso de las facultades conferidas por el artículo7º y concomitantes de la Ley Nº 11.175.

                        POR ELLO:

 

                        EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

                                   DECRETA:

ARTÍCULO 1º: Apruébase la estructura organizativa  de la ESCRIBANÍA GENERAL DE GOBIERNO. De acuerdo al Organigrama, Acciones y Tareas como Anexo l, ll y lll, forman parte integrante del presente:

ARTÍCILO 2º: Reemplázase la estructura orgánico-funcional de la jurisdicción por el ordenamiento aprobado en el artículo 1º del presente acto.

ARTICULO 3º: Determínase para el ámbito de la ESCRIBANÍA GENERAL DE GOBIERNO, los siguientes cargos: Escribano General de Gobierno y Escribano Adscripto Superior ( Artículo 7º de la Ley Nº 10.830 ) con idéntica remuneración a la de los señores Directores; Director de Gestión  Escrituraria; Jefe del Departamento Pre-Escriturario y Complejos Habitacionales, Jefe del Departamento Escriturario y Jefe del Departamento Administrativo-Contable; Jefe de la División Certificados, Antecedentes Notariales y Citaciones, Jefe de la División Proyectos y Confección de Escrituras, Jefe de la División Protocolo, Registración y Contralor,Jefe de División Archivo General, Gestoría y Servicios Especiales, Jefe de la División Mesa de Entradas y Personal ( sin perjuicio de lo establecido por el Decreto Nº 4015/93 en su parte pertinente) y jefe  de la División Contabilidad y Servicios Auxiliares, todos estos con arreglos a las partidas presupuestarias aprobadas para la jurisdicciones en orden a las determinaciones del Artículo 17 del Decreto 18/91.

ARTICULO 4º : El organismo en cuestión procederá a aprobar, previa intervención y certificación de la DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL PERSONAL DE LA PROVINCIA y de la SUBSECRETARIA DE FINANZAS, las Plantas globales de Personal con agrupamientos. Plantas de Personal Permanente con Estabilidad por Categorías, Redesignación del Personal en dichas Plantas y Asignación de Tareas, todo ello en concordancia con la estructura aprobada, en los terminos del Decreto Nº 18/91, de los Decretos Nº 1559/92 y Nº 4015/93 y demás normativa vigente, en un plazo no mayor a los TREINTA (30) días corridos de la aprobación del presente Decreto, debiendo comunicar en forma fehaciente dicho acto al CONSEJO ASESOR DE LA FEFORMA DEL ESTADO Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, dentro de los QUINCE (15) días de producido el mismo.

ARTICULO 5º: El presente decreto será refrenado por el señor Ministro Secretario en el Departamento de Gobierno y Justicia.

ARTICULO 6º : Dése al Registro Oficial, comuníquese, publíquese y archívese.

 

 

 

 

 

                        DIRECCIÓN DE GESTION ESCRITURARIA:

 

ACCIONES:

1.- Programar, organizar, coordinar y supervisar las actividades preparatorias necesarias a fin de instrumentar los actos notariales que son de competencia del organismo, incluyendo los complejos habitacionales construidos y adjudicados por el Estado como, así  también, la concreción de los programas de escrituración de viviendas, declarados de interés social, encuadrados en la Ley Nº 10.771 y demás operatorias.

2.- Dirigir, coordinar y fiscalizar la protocolización de acuerdo a derecho de las escrituras otorgadas en el Registro General o Especial pertinente, como así  también,  la inscripción cuando corresponda del testimonio respectivo en el Registro de la Propiedad, según las especificaciones establecidas por las disposiciones vigentes.

3.- Organizar, coordinar y supervisar los recursos técnicos y humanos destinados al desarrollo y ejecución de los temas de competencia del organismo como así también las acciones de capacitación y especialización requeridas.

4.- Organizar, coordinar, proponer e implementar los sistemas necesarios para la divulgación de los nuevos programas de escrituración inherentes a la regularización dominial, que surgieren con los organismos competentes.

5º.- Realizar análisis y estudios sobre la  información cualitativa y cuantitativa suministrada por los departamentos notariales, a fin de elaborar y proponer alternativas a los programas y planes de acción de la Dirección.

6º.-Coordinar pautas y acciones comunes o complementarias, con los organismos de la Provincia, Municipios, sectores públicos o privados, para la obtención de recursos y sistemas de cooperación, e implementar los programas de escrituración por regularización dominal de interés social y demás operatorias.

 

ESCRIBANÍA GENERAL DE GOBIENRNO.

DESCRIPCIÓN DE TAREAS.

 

DEPARTAMENTO ADMINISTRARIVO - CONTABLE

1-     Atender el registro de entradas,  salidas, trámite y movimiento interno de las actuaciones giradas o iniciadas en el área de la Escribanía, como así también, controlar y verificar el debido cumplimiento de la normativa vigente, tanto en los aspectos formales como sustanciales, para el trámite de los actos administrativos que se gestiones en el área.

2-     Recabar la información necesaria de las dependencias del sector mismo, verificando el cumplimiento de las normativas vigentes; asimismo realizar el control de ejecución del gasto y facturaciones, bajo la supervisión y directivas de la Dirección General de Administración de la Secretaría General de la Gobernación.

3-     Organizar, implementar y supervisar los sistemas de apoyo administrativo para todas las dependencias del sector y sustanciar los actos administrativos necesarios al control de la gestión, cumplimiento de plazos y observaciones sobre la debida aplicación de las normas.

4-     Organizar y mantener actualizados los archivos de documentación oficial, técnica, informes ,análisis, estudios, legislación y otras normativas, necesarios para el normal funcionamiento del Organismo .

5-     Recabar de las dependencias, la información necesaria a fin de elaborar los cuadros de necesidades y especificaciones de los materiales y mercaderías a ser adquiridos.

6-     Organizar, coordinar y controlar la recepción de materiales artículos, su almacenaje y distribución; fiscalizar toda salida de los mismos, asentando los responsables emisores y receptores.

7-     Realizar balances mensuales de los stocks de mercaderías, elementos y materiales.

8-     Atender la administración de los recursos humanos asignados a la jurisdicción, en un todo de acuerdo a lo determinado por la normativa vigente y según las instrucciones impartidas por la Dirección Provincial del Personal de la Provincia.

 

DIVISIÓN MESA DE ENTRADAS Y PERSONAL.

 

1-     Dar entrada y salida a toda actuación administrativa y contable.

2-     Registrar los trámites internos de la repartición e informar, a quién lo solicita, dicho movimiento.

3-     Llevar el fichero de entrada y salida de actuaciones.

4-     Confeccionar los remitos correspondientes y armado de expedientes.

5-     Coordinar y dirigir las actividades vinculadas con la administración de los recursos humanos asignados a la jurisdicción, de acuerdo a las normativas, reglamentaciones y disposiciones determinadas para el sector y en un todo de acuerdo con las pautas emanadas de la repartición central rectora en los temas de personal.

6-     Organizar y controlar las gestiones y trámites derivados de los temas laborales y el cumplimiento de los deberes y derechos del personal.

7-     Planificar e implementar los procedimientos necesarios a fin de controlar el efectivo cumplimiento y observación del régimen horario de las normas de asistencia, puntualidad y permanencia en el lugar de trabajo por parte de los agentes, comisiones y pedidos de licencias previstos por los textos legales vigentes.

8-     Organizar y mantener actualizado el sistema de registración de antecedentes del personal mediante la elaboración de los legajos de cada agente y controlar las certificaciones de servicios y trámites necesarios para la concesión de los beneficios jubilatorios.

9-     Coordinar la atención de los temas que hacen al ordenamiento de los planteles básicos, movimiento y asignación del personal, carrera administrativa, capacitación interna, concursos y anteproyectos de estructuras, de acuerdo a las pautas fijadas y concertando criterios con los organismos rectores en la materia.

 

DIVISIÓN CONTABILIDAD Y SERVICIOS AUXILIARES.

 

1-     Confeccionar el anteproyecto de presupuesto, conforme las pautas recibidas.

2-     Llevar los Registros Contables y Patrimoniales, verificando en forma permanente el estado de ejecución presupuestaria.

3-     Compartir con las Autoridades Superiores del Organismo, la responsabilidad del manejo de la cuenta fiscal del mismo, llevando el correspondiente Libro Banco

4-     Responder sobre la utilización de fondos por gastos de Caja Chica.

5-     Efectuar los trámites vinculados, con las remuneraciones del personal.

6-     Solicitar presupuestos y tramitar las compras a efectuar para la repartición, verificando la entrada y salida de bienes.

7-     Reintegrar a los interesados los excedentes correspondientes a retención de gastos escritutarios que pudieran suceder.

8-     Dirigir, organizar y controlar las tareas de mayordomía en los servicios de cafetería, limpieza, mantenimiento y vigilancia y controlar el uso y mantenimiento de los elementos utilizados.

9-     Programar el mantenimiento del edificio y sus instalaciones, adiestrar al personal a cargo de los servicios auxiliares y efectuar el control periódico de inventarios.

 

DIRECCIÓN DE GESTION ESCRITUTARIA:

 

DEPARTAMENTO PRE-ESCRITUTARIO Y COMPLEJOS HABITACIONALES.

 

1-Concretar las tareas preparatorias necesarias para instrumentar los actos notariales, en los que por ser parte el Estado Provincial sus Organismos descentralizados o Empresas del Estado, intervenga la Escribanía General de Gobierno, incluyendo los Complejos Habitacionales construidos y adjudicados por el Estado, como así también la concreción de los programas de escrituración declarados de interés social, encuadrados en la Ley Nº 10771 y demás operatorias.

 

DIVISIÓN CERTIFICADOS, ANTECEDENTES NORARIALES Y CITACIONES.

 

1-     Estudiar los antecedentes notariales, solicitando en los Organismos Provinciales respectivos, informes de datos catastrales, copias de Plano, copia de inscripciones de dominio, y otros necesarios al acto.

2-     Confeccionar los certificados pertinentes: Catastrales, Obras Sanitarias, Dominios, Anotaciones Personales, etc.

3-     Elaborar las liquidaciones de gastos de escrituración  e impuestos y tasas, en base a los informes solicitados a los organismos competentes, y notificar al escribano actuante.

4-     Remitir los Certificados para su  despacho, a los diferentes organismos.

5-     Agregar los certificados despachados, e informar las actuaciones para su posterior elevación.

6-     Analizar las ordenanzas, resoluciones y decretos en los que se requiera la intervención de la Escribanía General de Gobierno, a efectos de comprobar la correcta inserción de los elementos de competencia dentro de las normas de escrituración vigentes.

7-     Recopilar la documentación necesaria a los efectos escriturarios tales como: nóminas de adjudicatarios, antecedentes personales, certificados administrativos, de escrituración, informes contables, y toda otra documentación exigida.

8-     Cotejar las nóminas de adjudicación que surjan de las actuaciones administrativas con las del censo habitacional realizadas por los organismos de competencia.

9-     Informar las observaciones que pudieran surgir de la revisión de la documentación: discrepancia en el estado parcelario, datos personales de los adjudicatarios y otorgantes, estado contable y demás, a los efectos de requerir la ratificación y / o rectificación de las mismas a los organismos que las proveyeron.

10- Confeccionar carpetas individuales correspondientes a cada uno de los adquirientes con los elementos descriptos en los items anteriores como asimismo, confeccionar las respectivas planillas de adjudicatarios. Informar el expediente administrativo, finalizado el trámite del sector y elevar el mismo.

DIVISIÓN PROYECTOS Y CONFECCION DE ESCRITURAS.

 

1-     Analizar los antecedentes dominiales y controlar la concordancia  del acto administrativo de adjudicación, en base a planos o  titulos de propiedad.

2-     Proyectar los modelos de escrituras conforme a las normas y directivas vigentes, ya sean  traslativas de dominio o constitutivas de derechos reales en las que intervenga el Estado Provincial. También las correspondientes a núcleos habitacionales, declarados de interés social y demás operatorias: venta y compras del Estado, Fondo Nacional de la Vivienda, Ley Nº 5.396 y otras.

3-     Mantener actualizado el registro de proyectos, verificar la sucesión de tracto o tracto abreviado e informar sobre la falta de documentación habilitante:  copia del titulo de propiedad, boleto de compraventa, poder que acredite la personería del oferente, acta de designación de autoridades, distribución de cargos  y demás documentación exigidas. Procede a elevar el proyecto para la aprobación del mismo y proceder a efectuar las correcciones y/ o ajustes observados por el Escribano a cargo.

4-     Confeccionar Reglamentos de Copropiedad y Administración,  en los casos en que fueren necesarios  confeccionar escrituras traslativas de dominio de cada unidad de vivienda componente de los complejos habitacionales como, asimismo, compendiar las escrituras para confeccionar las Matriculas y Minutas respectivas para su posterior inscripción en el registro correspondiente.

5-     Protocolizar decretos e instrumentos públicos o privados, necesarios para la salvaguarda del patrimonio del Estado, Acta de constatación de hechos y demás documentos.

6= Elaborar escrituras de segundo o  más testimonios.

 

DEPARTAMENTO ESCRITURARIO.

 

1= Protocolizar , de acuerdo a derecho, las escrituras otorgadas en el Registro General o Especial pertinente, inscribiendo cuando corresponda, el Testimonio respectivo en el Registro de la Propiedad, conforme las normas notariales, fiscales y registrales vigentes.

2= Recabar  de las dependencias la información necesaria a fin de elaborar los cuadros estadísticos, cualitativos y cuantitativos, de escrituras otorgadas.

3= Verificar el cumplimiento de normas notariales vigentes que competan a la concreción de tareas escriturarias.

 

DIVISIÓN PROTOCOLO REGISTRACION Y CONTALOR:

 

1= Verificar y extractar, una vez concretado el acto notarial, la documentación existente: escritura matriz , certificados expedidos por el Registro de la Propiedad y otras.

2= Confrontar la escritura con minutas o matrículas y rectificar las observaciones emergentes del acto escriturario.

3= Anexar recibos de pagos de impuestos, tasas y contribuciones , a los informes de deuda emanados de los organismos competentes para su posterior liberación.

4= Efectuar la retención de liquidación de gastos y proceder al llenado de los formularios de rigor.

5= Armar los testimonios para su posterior remisión a la oficina de citaciones.

6= Registrar el acto notarial en el Libro Registro Protocolo.

7= Armar la rogatoria para la inscripción del título respectivo anexando la documentación pertinente.

8= Verificar la correcta inscripción del título y efectuar la notación marginal en la escritura matriz.

9= Realizar la apertura y cierre anual del protocolo del organismo.

 

DIVISIÓN ARCHIVO GENERAL, GESTORIA Y SERVICIOS ESPECIALES.

 

1= Diligenciar ante los organismos correspondientes todos los certificados previos al otorgamiento del acto notarial. Tramitar los títulos de propiedad para su inscripción en las diferentes áreas del Registro de la Propiedad.

2= Proveer planos, leyes decretos y otras normas, copias de Cédula Catastral, folios, matriculas, declaratorias de herederos y demás elementos requeridos, para su posterior incorporación según las tareas de las diferentes áreas.

3= Tramitara la liberación de deuda informada en los certificados, impuestos y tasas correspondientes, ante los organismos de competencia.

4= Mantener el enlace cotidiano del organismo con las oficinas encargadas de informar certificaciones previas y solucionar con su propia iniciativa las observaciones factibles de ser corregidas evitando demoras y trámites superfluos.

5=Efectuar todo tipo de reclamos, reiteración y actualización de solicitudes ante las demoras que pudieran surgir en dichos organismos.

6= Mantener organizada y actualizar la biblioteca técnica y el archivo bibliográfico de legislaciones, tanto nacionales como provinciales, normas y reglamentaciones notariales y demás disposiciones vigentes y de uso en el organismo.
7= Archivar la documentación habilitante y libre deuda resultante de las actuaciones. Resguardar títulos de propiedad de la Provincia de Buenos Aires.

8= Efectuar las tareas previas necesarias para expedir segundos o más testimonios.

9= Custodiar planos y reglamentos de copropiedad y administración correspondientes a los nucleos, complejos y demás planes de vivienda.

10= Confeccionar cedulas de los diferentes ficheros de la sección.