Provincia de Buenos Aires
JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS
Y LA SECRETARIA LEGAL Y TÉCNICA,
Resolución firma conjunta Nº 1/18
LA PLATA, 19 de Enero de 2018.
VISTO el EX-2017-05377588-GDEBA-SLYT, la Ley Nacional Nº 25.506, las Leyes Nº 12.475, Nº 13.666, Nº 14.828, Nº 14.989 y los Decretos Nº 2.549/04, Nº 305/12, Nº 1.018/16, Nº 1.986/16, y
CONSIDERANDO:
Que a fin de alcanzar una gestión pública de calidad que posibilite la provisión eficaz y eficiente de bienes y servicios públicos a los ciudadanos de la provincia de Buenos Aires de manera equitativa, transparente y efectiva, para una mayor integración y desarrollo de la sociedad, la Ley Nº 14.828 crea el “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires”; instituyendo al entonces Ministerio de Coordinación y Gestión Pública como Autoridad de Aplicación del Plan aprobado, función que actualmente desempeña el Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros;
Que por la Ley Nº 13.666, reglamentada por Decreto Nº 305/12 y modificatorios, la Provincia de Buenos Aires adhiere a la Ley Nacional de Firma Digital -Nº 25.506-, equiparando la firma digital a la firma ológrafa, gozando de plena validez y eficacia jurídica, y destaca que en los casos que la Ley requiera firma manuscrita, esa exigencia queda satisfecha por la firma digital;
Que a fin de alcanzar los objetivos consagrados en el artículo 9.3. “Digitalización y de documentos y procesos administrativos” del Anexo Único de la Ley Nº 14.828, en su articulado 9.3.1 se establece que la utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firma electrónica, firma digital, comunicaciones electrónicas, notificaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en todos los procedimientos administrativos que se tramiten ante la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires centralizada y descentralizada y los Organismos de la Constitución, tienen idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia de la Ley citada;
Que el Decreto Nº 1.018/16 aprobó la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires (GDEBA), como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires, actuando como plataforma para la gestión de expedientes electrónicos;
Que en el Anexo II, punto 2 del citado Decreto se instituye que son de aplicación obligatoria, de acuerdo al cronograma que se fije, para los sujetos alcanzados por el inciso a) del artículo 2º de la Ley Nº 14.828, los módulos: GEDO – Generador Electrónico de Documentos Oficiales; CCOO – Comunicaciones Oficiales; EE – Expediente Electrónico; PF – Porta Firma; RLM – Registro Legajo Multipropósito; GUP– Gestor Único de Proveedores; LUE – Legajo Único Electrónico (legajo de personal); PSOC – Planes Sociales; RIB – Registro de Identificación del Beneficiario; LOyS – Locación de Obras y Servicios; TAD – Tramitación a Distancia; RCE – Registro Civil Electrónico; TRACK y ARCH;
Que, por su parte, la Ley Nº 12.475, reconoce a toda persona física o jurídica que tenga interés legítimo el derecho de acceso a los documentos administrativos, conforme a las modalidades establecidas en dicho cuerpo normativo y en su Decreto Reglamentario Nº 2.549/04;
Que el artículo 2º de la citada Ley, identifica como documento administrativo a toda representación gráfica, fotocinematográfica, electromagnética, informática, digital o de cualquier otra especie, que contenga datos o informaciones provenientes de órganos públicos del Estado Provincial cuya divulgación no se encuentre prohibida expresamente por la Ley mencionada precedentemente;
Que, no obstante, lo previsto en las normativas citadas en los párrafos precedentes, es menester contar con procedimientos especiales para aquellos documentos y/o trámites con características particulares, que requieren cierta restricción de acceso a la información;
Que, en este orden, la Ley Nº 14.989, en su artículo 18, dota de competencias al Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros en lo inherente a la gestión pública, a las reformas en la gestión y administración del Estado, a las buenas prácticas de la Administración Pública y la Modernización de la misma, entre otras;
Que, asimismo, la Ley mencionada en el párrafo ut-supra, establece en su artículo 35, que le corresponde a la Secretaría Legal y Técnica asistir a la Gobernadora en los aspectos procedimentales, legales y/o de oportunidad de los proyectos de actos administrativos y convenios que suscriba;
Que, en virtud de todo lo expuesto anteriormente, resulta oportuno y conveniente aprobar el procedimiento para la generación de documentos reservados para un tipo de documento en particular y trámites con carácter reservado para una trata en particular, sea en forma total o parcial;
Que tratándose de herramientas que restringen la accesibilidad a la información que contienen, una vez efectuada el Alta, las jurisdicciones y funcionarios intervinientes deberán velar por el adecuado uso de la misma, sometiéndose permanentemente a la legislación vigente en la materia y asumiendo la responsabilidad que por su uso corresponda.
Que ha tomado intervención la Asesoría General de Gobierno;
Que la presente medida se dicta en ejercicio de las facultades conferidas por la Ley Nº 14.989 y los Decretos Nº 45/15 B y Nº 1.986/16;
Por ello,
EL MINISTRO DE JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS
Y LA SECRETARIA LEGAL Y TÉCNICA,
RESUELVEN:
ARTÍCULO 1°: Aprobar el procedimiento para el alta de nuevos Tipos de Documentos y Tratas de Expedientes con carácter reservado en la plataforma de Gestión Documental Electrónica de la Provincia de Buenos Aires (GDEBA), que como Anexos I (IF-2017-05414166-GDEBA- DPCIYGPSLYT) y II (IF-2017-05415036-GDEBA-DPCIYGPSLYT), forman parte integrante de la presente Resolución.
ARTÍCULO 2°: La presente Resolución Conjunta entrará en vigencia a partir del día siguiente al de su publicación
ARTÍCULO 3°: Registrar, comunicar, publicar, dar al Boletín Oficial y al SINBA. Cumplido, archivar.
María Fernanda Inza Federico Salvai
Secretaría Legal y Técnica Ministro de Jefatura
de Gabinete de Ministros
ANEXO I
TIPOS DE RESERVAS
El requerimiento de alta de un nuevo Tipo de Documento reservado o Trata de Expediente reservada en GDEBA que haga cada jurisdicción, en el marco de la presente Resolución, deberá encuadrarse dentro de las siguientes opciones:
A) Tipo de Documento reservado: se refiere a un Tipo de Documento de GDEBA con atributos que le asignan carácter reservado a todo nuevo documento digital que, en el momento de la creación, seleccione dicho Tipo de Documento.
Características de los documentos creados a partir de un Tipo de Documento reservado:
Un documento reservado tiene como particularidad que restringe el universo de usuarios que pueden visualizar el contenido del mismo. Siempre la restricción es a nivel usuarios, no pudiendo aplicarse reserva a nivel sector, dependencia u Organismo.
Todo documento reservado, sólo podrá ser visualizado por el firmante y por aquellos usuarios que definió como visualizadores previa firma del mismo. Una vez firmado no se podrá alterar la lista de usuarios que pueden visualizar su contenido.
Si el documento reservado es vinculado a un Expediente Electrónico, independientemente de si el expediente es reservado o no, el documento respetará la lista de usuarios visualizadores definida previa a la firma del mismo.
B.1) Trata de Expediente con reserva total: se refiere a una Trata de Expediente de GDEBA con atributos que le asignan carácter reservado totalmente a todo nuevo expediente digital que, en el momento de la creación, seleccione dicha trata.
Características de los expedientes creados a partir de una Trata de Expediente con reserva total:
Un expediente con reserva total tiene como particularidad que contendrá de forma reservada todos los documentos vinculados.
Los documentos vinculados a un expediente electrónico con reserva total toman el carácter de reservados automáticamente al ser vinculados al mismo.
La visualización del contenido del expediente electrónico reservado es acumulativa respecto a los documentos que no eran reservados previa vinculación al expediente, es decir, cualquier usuario que intervino en la tramitación del expediente electrónico podrá visualizar el contenido del mismo hasta el momento en que finalizó su intervención y realizó el pase.
Para los documentos reservados vinculados a un expediente electrónico reservado totalmente se respetará la lista de visualizadores definida en la firma del mismo, es decir, se aplica la reserva del documento dejando sin efecto la reserva del expediente para el documento en cuestión.
B.2) Trata de Expediente con reserva parcial: se refiere a una Trata de Expediente de GDEBA con atributos que le asignan carácter reservado parcialmente a todo nuevo expediente digital que, en el momento de la creación, seleccione dicha trata.
Características de los expedientes creados a partir de una Trata de Expediente con reserva parcial:
Un expediente con reserva parcial tiene como particularidad que todo nuevo expediente electrónico creado a partir de dicha Trata podrá contener de forma reservada un subconjunto de los documentos vinculados. Sólo los usuarios de las jurisdicciones indicadas en la solicitud de creación de la Trata de Expediente podrán aplicar reserva parcial.
Para aplicar la reserva parcial de un expediente, el usuario deberá cumplir con las siguientes premisas: (1) pertenecer a una de las jurisdicciones habilitadas por la trata, (2) tener el trámite asignado en su bandeja y (3) haber vinculado al expediente el acto administrativo o documentación respaldatoria que lo habilita a aplicar la reserva. Exclusivamente el usuario que aplicó la reserva parcial del expediente podrá finalizar dicha reserva. Para esto debe tener el trámite asignado en su bandeja.
La visualización del contenido del expediente electrónico con reserva parcial es acumulativa respecto a los documentos que no eran reservados previa vinculación al expediente, es decir, cualquier usuario que intervino en la tramitación del expediente electrónico en el periodo de reserva podrá visualizar el contenido del mismo hasta el momento en que finalizó su intervención y realizó el pase.
Para los documentos reservados vinculados al expediente reservado parcialmente se respetará la lista de visualizadores definida en la firma del mismo, es decir, se aplica la reserva del documento dejando sin efecto la reserva del expediente para el documento en cuestión.
Asimismo, los documentos vinculados a un expediente antes de aplicarse la reserva y posterior a su finalización, mantendrán su condición de públicos o reservados.
Marcelo Rodigonda
Director Provincial
de Coordinación Institucional
y Gestión de Proyectos
Secretaría Legal y Técnica
ANEXO II
PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE NUEVOS TIPOS DE DOCUMENTOS Y TRATAS DE EXPEDIENTES CON CARÁCTER RESERVADO EN LA PLATAFORMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES (GDEBA)
1. ETAPA PREVIA AL INICIO DEL PROCEDIMIENTO:
Previo a la caratulación del Expediente Electrónico que dé inicio al procedimiento de solicitud de alta de nuevos Tipos de Documentos y Tratas de Expedientes con carácter reservado en la plataforma GDEBA regulado en la presente, la jurisdicción requirente podrá solicitar intervención a la Subsecretaría para la Modernización del Estado o quien en el futuro la reemplace, o quien ésta designe, a efectos de brindarle asistencia técnica, dentro de la órbita de sus competencias, a fin de garantizar el encuadre formal de la solicitud en el marco de la presente Resolución. Dicha asistencia es a los fines que el requirente cuente con la información suficiente para proceder en la tramitación respectiva.
El requerimiento deberá identificar claramente si se trata de una solicitud de alta de un nuevo Tipo de Documento reservado, de Trata de Expediente con reserva total o de Trata de Expediente con reserva parcial.
El pedido de asistencia y su recomendación deberán tramitarse por el módulo de Comunicaciones Oficiales de la plataforma GDEBA, las cuales, si el área requirente lo cree conveniente, podrán vincularse al Expediente Electrónico a los efectos de disponibilizar mayor información a la solicitud.
La jurisdicción solicitante deberá remitir la CCOO a: La Subsecretaría para la Modernización del Estado o quien en el futuro la reemplace, o quien ésta designe dirigirá la respuesta al usuario que cursó el pedido de asesoramiento. En atención a ello, el área asistente, podrá requerir información adicional a la jurisdicción solicitante a los efectos a brindar un asesoramiento más efectivo.
2. PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE NUEVOS TIPOS DE DOCUMENTOS Y TRATAS DE EXPEDIENTES CON CARÁCTER RESERVADO EN LA PLATAFORMA GDEBA
2.1. INICIO DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento deberá iniciar y tramitar exclusivamente mediante el módulo EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE) del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA BUENOS AIRES (GDEBA) con el trámite “Solicitud GDEBA” y seleccionando la opción, según corresponda: “Solicitud de alta de Tipo de Documento Reservado”; “Solicitud de alta de Trata de Expediente con Reserva Total” o “Solicitud de alta de Trata de Expediente con Reserva Parcial”.
Una vez caratulado el expediente, en todos los casos y sin excepción se deberá elaborar el proyecto del Acto Administrativo por el funcionario de la repartición solicitante en el marco de sus competencias - con rango no inferior a Director Provincial o funcionario de rango equivalente -, dándole intervención a la Asesoría General de Gobierno en el marco de sus competencias, conforme a lo previsto en la normativa vigente a fin de que emita el dictamen correspondiente.
Teniendo en cuenta que se trata de un procedimiento que limita la visibilidad de la información, en el proyecto de Acto Administrativo deberán estar acreditados los motivos y fundamentos de la solicitud.
Habiendo intervenido la Asesoría General de Gobierno, previo a la suscripción del Acto Administrativo, remitirá el expediente a la Subsecretaría para la Modernización del Estado, quien a través de su área técnica correspondiente, mediante la emisión de un informe técnico se expedirá de cómo se diseñará la necesidad requerida en la plataforma de Gestión Documental Electrónica GDEBA, el cual deberá ser tenido en cuenta por los implementadores al momento de habilitar el Tipo de Documento reservado o la Trata de Expediente reserva.
2.2. ALTA DEL NUEVO TIPO DE DOCUMENTO RESERVADO Y/O TRATA DE EXPEDIENTE RESERVADA.
Habiéndose dado las intervenciones mencionadas en el punto anterior, y emitido el Acto Administrativo por la jurisdicción requirente, a los efectos del alta del Tipo de Documento reservado y/o Trata de Expediente reservada, la jurisdicción solicitante, deberá remitir el Expediente Electrónico al sector Mesa de Ayuda (MDA) de la Dirección de Proyectos y Administración (DPYAMJGM) de la Dirección Provincial de Modernización Administrativa perteneciente a la Subsecretaría para la Modernización del Estado o la que en el futuro la reemplace.
En el expediente electrónico deben encontrarse vinculados: la intervención previa al dictado del Acto Administrativo de la Asesoría General de Gobierno, el informe técnico emitido por el área técnica dependiente de la Subsecretaría para la Modernización del Estado, el acto administrativo de la jurisdicción requirente y la publicación del acto administrativo en el Boletín Oficial.
Remitido el mismo, el sector Mesa de Ayuda (MDA) de la Dirección de Proyectos y Administración (DPYAMJGM) de la Dirección Provincial de Modernización Administrativa o la que en el futuro la reemplace procederá a dar el alta y configurar el Tipo de Documento reservado y/o Trata de Expediente reservada en la plataforma GDEBA teniendo en miras el informe técnico elaborado, según lo expuesto en el punto 2 del presente Anexo II.
Marcelo Rodigonda
Director Provincial
de Coordinación Institucional
y Gestión de Proyectos
Secretaría Legal y Técnica
C.C. 622