Provincia de
Buenos Aires
SUBSECRETARIA DE GESTION PUBLICA
Resolución N° 4
La Plata, 17 de abril de 2006.
VISTO el Decreto Nº 2100/04 que aprueba la estructura orgánico funcional de la Secretaría General de la Gobernación, el Decreto Nº 300/06, que aprueba en el ámbito de la Administración Pública de la provincia de Buenos Aires, la “Guía para la gestión de la comunicación escrita en la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” y los “Modelos de Documentos” y la Resolución Nº 05/04 de la Subsecretaría de la Función Pública, actualmente Subsecretaría de la Gestión Pública, que aprueba el Plan Trienal de la Gestión Pública 2004-2007, y
CONSIDERANDO:
Que la Subsecretaría de la Gestión Pública, conforme las prescripciones del
Decreto Nº 2100/04 es competente para actuar como órgano asesor y de estimación
en los procesos institucionales del Estado Provincial, especialmente en lo
referido a reforma, modernización, desconcentración, descentralización
político-administrativo, participación, planificación integral y diseño
organizacional, sistemas administrativos y de información y comunicación;
proponiendo innovaciones en la gestión, política de recursos humanos,
evaluación de impacto de las políticas que impulsa esta Subsecretaría y
optimización del funcionamiento de la Administración Pública Provincial,
coordinando acciones, pautas y criterios con los organismos con competencias
concurrentes;
Que según lo expresado en la Resolución Nº 05/04 de la Subsecretaría de la
Función Pública, actualmente Subsecretaría de la Gestión Pública, que aprueba
el Plan Trienal de la Gestión Pública 2004-2007 de esta Subsecretaría, se deben
actualizar las regulaciones en materia de comunicaciones administrativas,
introduciendo formatos y estilos que mejoren la comunicación escrita en el
ámbito de la Administración Pública Provincial;
Que el Decreto N° 300/06 aprueba la “Guía para la gestión de la comunicación
escrita en la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” y los
“Modelos de Documentos”, derogando los Decretos Nº 3040/77 y Nº 811/00, como
así también toda otra norma que se le opusiese, con el fin de adecuar la
comunicación escrita a las necesidades actuales del Estado provincial,
incorporando definiciones, instrumentos y estilos que fortalezcan la comunicación
institucional;
Que por aplicación de lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto N° 300/06 se
facultó a la Subsecretaría de la Gestión Pública a proponer, elaborar y dictar
las resoluciones y disposiciones de carácter técnico, complementarias o aclaratorias,
que fueren necesarias para instrumentar el régimen estatuido en el acto
administrativo de mención;
Que en concordancia a las atribuciones conferidas por el Decreto Nº 2100/04, se
torna necesario aprobar un documento que contenga pautas de estilo para la
comunicación escrita en la Administración Pública de la provincia de Buenos
Aires;
Que dicho documento se plantea como una herramienta auxiliar para la confección
de la documentación administrativa con el objetivo de orientar, auxiliar y
colaborar en su elaboración, sin perjuicio de las adaptaciones o modificaciones
que realicen los organismos y que mejor convengan a la elaboración de sus
documentos escritos;
Por ello,
LA SUBSECRETARIA DE LA GESTION PUBLICA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, RESUELVE:
Artículo 1º: Aprobar en
el ámbito de la Administración Pública de la provincia de Buenos Aires, la
“Guía de estilo para la comunicación escrita en la gestión pública provincial”
que, como Anexo 1, forma parte de la presente Resolución.
Articulo 2º: Regístrese, comuníquese, publíquese, dése al Boletín Oficial.
Cumplido, archívese.
Ing. Claudia A. Bernazza
Subsecretaria de la Gestión Pública
Gobernación
ANEXO I
PAUTAS DE ESTILO PARA LA COMUNICACION ESCRITA EN LA GESTION PUBLICA PROVINCIAL
INTRODUCCION
El presente documento se
propone como una guía destinada a orientar el proceso de producción de textos
en el ámbito de la Administración Pública Provincial, sin perjuicio de las
adaptaciones o modificaciones que realicen los organismos y que mejor convengan
a la elaboración de sus documentos escritos.
Se plantea como desafío principal incorporar la comunicación escrita -y sus
efectos- dentro de las dimensiones fundamentales del Estado, en cuanto
productor de discursos y, a partir de allí, adaptar el denominado “estilo
administrativo” a las actuales necesidades de comunicación pública.
En un intento por sistematizar la producción, la primera parte del texto
establece una serie de consideraciones comunes para todos los documentos
institucionales y presenta aportes destinados a favorecer la comunicabilidad de
los documentos. Se incluyen, además, criterios estandarizados para la
incorporación de referencias, citas y otros elementos paratextuales.
Por tratarse de un documento que complementa las reglas que guían la expresión
escrita en el idioma castellano, se han omitido aquellos aspectos que son
abordados por la vasta y variada bibliografía al respecto.
1. PAUTAS GENERALES DE
ESTILO PARA LA REDACCION ADMINISTRATIVA Y DE GESTION
1.1. La redacción del texto se hará en correcto castellano.
1.2. Se evitará que las formalidades propias de los textos administrativos
afecten la comprensión por parte de los usuarios y dificulten o retrasen la
gestión pública.
1.3. Se evitarán los preámbulos o expresiones que no agreguen información al
texto o que dificulten su interpretación. Ejemplo. Sin otro particular,
De mi mayor consideración, Sirva la presente de atenta nota de envío,
etcétera).
1.4. Se preferirán las oraciones breves.
1.5. En un mismo texto no se tratarán asuntos de distinta naturaleza. Cuando de
su diligenciamiento surja la necesidad de abordar un tema distinto del que le
diera origen, se le dará curso por nota separada.
1.6. Los documentos podrán incluir definiciones cuando sea necesario incorporar
un término nuevo, o atribuir a un término de uso común un significado no usual,
o bien precisar sus límites.
1.7. Se aceptará la incorporación de notas al pie o referencias bibliográficas
y el uso de ejemplos en los documentos, cuando su inclusión favorezca la
comprensión de los enunciados o facilite la comunicación de los conceptos.
1.8. Se emplearán adjetivos sólo cuando agreguen valor o información adicional
sobre el objeto descripto.
1.9. Se utilizará el femenino en cargos, títulos profesionales y toda vez que
corresponda (directora, ministra, ingeniera, los/las senadores y senadoras,
etcétera).
1.10. No se antepondrá la palabra señor o señora al cargo del funcionario. (La
Ministra de la Producción, en lugar de La señora Ministra de la Producción).
1.11. Los términos en otro idioma podrán incorporarse sólo cuando no exista un
equivalente o similar en el idioma castellano. En los casos en que exista, se
utilizará la versión castellanizada del vocablo (voltio). El mismo criterio se
adoptará con los neologismos originados en vocablos extranjeros (estándar,
carné, filme, eslogan, incumplimiento de pago, envío a domicilio, disquete/s,
en lugar de standard, carnet, film, slogan, default, delivery, diskette,
respectivamente), y los vocablos de origen latino (memorando, referendo, currículo
– y sus plurales memorandos, referendos, currículos- en lugar de memorandum,
referendum, currículum).
1.12. Los términos propios del lenguaje jurídico o técnico serán empleados con
el significado que se les asigna en la ciencia o técnica que les da origen. Si
fuera necesario, y con el objetivo de facilitar la comprensión, podrá incluirse
una breve definición del concepto.
Cuando un término no tenga un significado unívoco o aparezca empleado en una
acepción poco habitual, se presentará el sentido que se le atribuye en el mismo
texto o a través de nota al pie.
1.13. Se evitarán los arcaísmos. (Por lo tanto, sin embargo, por ejemplo, de
referencia, en lugar de por ende; empero; verbigracia; de marras; etcétera).
1.14. Se atenderá la diferencia entre los verbos prever y proveer, de amplia
utilización en la escritura pública, y cuya confusión da lugar a un error
recurrente: escribir “preveer” en lugar de “prever”, integrando en esta palabra
el significado de ambos vocablos.1
1.15. Si bien es un error que se observa más comúnmente en el lenguaje
coloquial, se sugiere atender al uso correcto del modo subjuntivo y el modo
potencial de los verbos conjugados.
Es incorrecto escribir: Si estaría aprobada la ley, el programa se
implementaría según lo dispuesto... Forma correcta: Si
estuviera/estuviese aprobada la ley, el programa se implementaría según lo
dispuesto.
También resulta un error la siguiente forma: Debiéramos aprobar la iniciativa
para avanzar en la implementación del programa. Forma correcta: Deberíamos
aprobar la iniciativa, para avanzar en la implementación del programa.
1.16. Para los aspectos relativos a la expresión y el lenguaje no previstos
expresamente en esta Guía, se tendrán en cuenta el Diccionario y las Reglas de
Sintaxis de la Real Academia Española de la Lengua.
2. CONSTRUCCION DE ORACIONES Y PARRAFOS
2.1. ORACION
El idioma castellano no
tiene una regla fija para la disposición de los elementos de la oración. Sin
embargo, teniendo en cuenta la naturaleza de los textos administrativos, se
sugiere para su construcción la estructura lógica o canónica, salvo cuando por
razones de interés, agilidad e impacto comunicacional se estime necesario
alterar el orden.
2.1.1. Estructura lógica o canónica
Sujeto (artículo + sustantivo + modificadores) + predicado (verbo + objeto
directo + objeto indirecto + complementos circunstanciales).
Ejemplo. El funcionario anunció el plan de obras a los intendentes de la
Provincia en la localidad de San Martín.
2.1.2. Uso de la voz activa
Con el mismo objetivo, se recomienda el uso de la voz activa en lugar de la voz
pasiva.
Ejemplo. La Legislatura sancionó el proyecto; usar, en lugar de ha sido
sancionado el proyecto; hacer uso.
2.1.3. Título
Un tipo especial de oración lo constituyen los títulos, que se utilizan para
encabezar informes, ensayos, capítulos de un texto, etcétera. Éstos deben ser
breves y presentar el aspecto más importante del tema a tratar. No conviene
utilizar signos de puntuación en su redacción, pero si se incluyen, llevarán
punto final como excepción. (Ver apartado Signos de puntuación).
Ejemplo de título sin signos de puntuación
La nueva ley electoral.
Ejemplo de título con signos de puntuación
La nueva ley electoral: alcances y aspectos relevantes.
2.2. PARRAFO O PARAGRAFO
Se denomina párrafo o
parágrafo a cada una de las divisiones de un escrito que termina con punto y
aparte y que constituye una unidad de información completa.
La estructura y organización de los párrafos está condicionada por la finalidad
comunicativa del texto. Los primeros párrafos suelen presentar los aspectos más
importantes del tema, mientras que los siguientes desarrollan aspectos
secundarios. Cada párrafo articula con el anterior y posterior, en el marco de
la estructura que propone el texto. La última oración de un párrafo marca la
transición hacia el párrafo o título siguiente.
Se debe iniciar un nuevo párrafo cuando se va a tratar un nuevo tema, o bien
cuando se lo vaya a considerar desde otra perspectiva.
3. ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACION DE TEXTOS
La comunicación escrita
se caracteriza por la distancia espacial y temporal entre quien produce el
texto y quien lo lee, lo que obliga a considerar dimensiones ortográficas,
sintácticas, de estilo y de formato que deben tratarse con especial cuidado
para que no afecten la comunicación.
A continuación, se presentan algunos de los factores a considerar al momento de
producir documentos administrativos.
3.1. FORMATO Y ESTILO
Tanto el formato y estilo de los textos están condicionados por las normas de
comunicación escrita y por lo que se denomina situación de comunicación, es
decir, el objetivo de la comunicación, las características del mensaje a
transmitir, los medios con que se cuenta para enviar el mensaje, las
competencias comunicativas del destinatario, etcétera.
Por ello, al momento de elaborar una pieza comunicativa el autor toma una serie
de decisiones que favorecerán – o limitarán- las posibilidades del intercambio
escrito. Entre ellas se destacan: el objetivo del texto (informar, invitar,
solicitar); selección de la información relevante de aquella que no lo es en
función de estos objetivos; la variedad de la lengua conveniente a la situación
(administrativa, técnica, jurídica), y el medio a través del cual se hará
llegar el mensaje (soporte papel o magnético, vía fax o correo electrónico),
etcétera.
El lenguaje de las
normas. Además de las indicaciones generales para todos los documentos, en la
redacción de normas se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones
específicas:
a) La norma es intemporal, por lo cual el tiempo del verbo debe ser presente
del indicativo.
b) El articulado:
- Regulará un único aspecto particular de la materia tratada por la norma.
- Será imperativo, dispositivo como para ilustrar concretamente acerca de la
decisión que se adopte.
- Debe ser breve; cuando su extensión sea excesiva se procurará la división en
incisos.
- Cada definición o regla debe enunciarse en un único artículo.
- Cada una de las disposiciones de un artículo debe contener entre sí una
relación evidente.
- Debe tener autonomía normativa y constituir un conjunto sintáctico completo,
constituyendo esto un principio básico en la redacción de las normas. Para ello
debe omitir remisiones y complementaciones, de manera que para comprenderlo no
sea indispensable entender el artículo anterior o el posterior.
- Deben ordenarse conforme la secuencia lógica del razonamiento a desarrollar
en una materia determinada.
c) Se evitará:
- El uso indebido de adjetivos, pronombres, excepciones de excepciones, tiempos
de verbos errados, neologismos, sinonimias.
- Los cambios en los tiempos del verbo.
- La incorporación de definiciones, ejemplos, notas al pie o referencias
bibliográficas.
- Las alteraciones de cualquier naturaleza.
Lenguaje literario. El uso del denominado “lenguaje literario” se admite en aquellos textos que tienen como finalidad resaltar conceptos o llamar la atención sobre determinados aspectos del tema (notas destinadas a los medios de comunicación, discursos, esquelas, folletos, etcétera).
3.2. CONSISTENCIA LOGICA
Cada documento escrito –
memorando, nota, informe, dictamen, etcétera - desarrollará un solo tema o un
conjunto de temas vinculados entre sí. A los efectos de favorecer la claridad y
precisión textual, se sugiere que el desarrollo del contenido a lo largo del
texto se organice según las siguientes indicaciones:
- Enunciación de los objetivos. En el primer párrafo -y en el caso de
memorandos, en el asunto- se presenta el objetivo de la comunicación
(solicitar, informar, remitir).
En la redacción de notas se optará por una introducción del tipo: “Me dirijo a
usted a fin de… remitir / elevar / agradecer / solicitar…”, etcétera.
En un informe, el objetivo podrá presentarse en una referencia en el acápite o
en el primer párrafo: “El presente informe fue elaborado a solicitud de las
autoridades del Organismo con el fin de presentar un diagnóstico integral
sobre...”
- Presentación de ideas. Cada oración o párrafo debe seguir un orden lógico que
privilegie la presentación de la idea principal y subordine la/s idea/s
secundaria/s. Se sugiere evitar aclaraciones una vez expresada la idea
principal.
3.3. USO DE NEXOS Y PROPOSICIONES SUBORDINADAS
Se debe evitar la
construcción de oraciones con demasiadas proposiciones, aún cuando se trate de
proposiciones subordinadas2. A fin de que el texto resulte más claro, es
aconsejable separar las proposiciones en varias oraciones.
Forma correcta. Las autoridades del Instituto dieron inicio al nuevo
ciclo lectivo. Durante el acto inaugural, se dio la bienvenida a los nuevos
cursantes, a quienes se invitó a proponer nuevos proyectos de capacitación. A
continuación, se presentaron los cursos que se dictarán durante el mes de
marzo.
Forma incorrecta. Las autoridades del Instituto dieron inicio al ciclo
lectivo realizando un acto inaugural donde dieron la bienvenida a los
cursantes, a quienes se invitó a proponer nuevos proyectos de capacitación, y
donde se presentaron los cursos del mes de marzo.
3.4. REPETICIONES
En la elaboración de
documentos deben evitarse las repeticiones de palabras y frases innecesarias.
Sin embargo, en el ámbito administrativo, este criterio general admite las
siguientes excepciones:
- Cuando en un texto es necesario aludir reiteradamente a un área, programa o
proyecto, en virtud de que estos nombres no pueden ser cambiados ni abreviados.
- En los artículos de un acto administrativo o ley, deberán nombrarse en forma
completa los documentos o programas a los que se hace referencia, sin remitir a
los considerandos o a su enunciación en un artículo anterior.
3.5. PRECISION EN LOS ENUNCIADOS
Es posible limitar la
ambigüedad y las impresiones de los enunciados a partir de la presentación de
información relevante, fehaciente y oportuna a la finalidad comunicativa del
documento.
Forma correcta. El proyecto de reforma de la comunicación escrita en el
ámbito público que se pone en consideración fue elaborado por los equipos
técnicos de la Subsecretaría de la Gestión Pública, a partir de análisis y
consultas realizados durante los últimos cuatro meses. Se remiten los
resultados como documento adjunto.
Forma incorrecta. El presente proyecto refiere a la comunicación escrita
y ha sido elaborado a partir de estudios y relevamientos propios.
Se sugiere, asimismo, evitar las expresiones “el mismo”, “la misma” y sus correspondientes
formas plurales, como así también las generalizaciones (todo/s, ninguno,
ningún, siempre, nunca), cuando no agreguen información al texto).
Con el mismo criterio, los pronombres éste, ése o aquél, con sus femeninos y
plurales, deberán utilizarse con discreción con el fin de no confundir al/la
lector/a respecto del sujeto al que se hace referencia.
3.6. CONCORDANCIA DE GENERO Y NUMERO
En la construcción de
oraciones y párrafos se deberá observar que el género y el número de los
artículos y adjetivos concuerden con los del sustantivo al que modifican.
Forma correcta. El 70% de los distritos de la Provincia presentó el
informe solicitado por el organismo.
Forma incorrecta. El 70% de los distritos de la Provincia presentaron el
informe solicitado por el organismo.
El plural de las palabras compuestas se formará sobre el segundo término.
Ejemplo. Las estructuras orgánico-funcionales; los ciclos
económico-financieros; las necesidades político-institucionales.
Sin embargo, se escribirá: el Acta Acuerdo; las Actas Acuerdo.
3.7. USO DEL GERUNDIO3
El gerundio es un
verboide que se utiliza para expresar una acción simultánea, duración,
continuidad o anterioridad inmediata, pero no se usa para indicar acciones
posteriores o causalidad.
Sin embargo, se desaconseja su utilización en la redacción administrativa pues
no colabora con la precisión textual, lo que se suma a su uso incorrecto
frecuente.
Usos correctos
- El sector agropecuario evidenció un marcado crecimiento; se registraron
niveles históricos hasta el momento. (En lugar de registrándose niveles…).
- Los ciudadanos y agentes procuran un Estado eficiente e inclusivo. (En lugar
de procurando un Estado…).
- En breve se publicará el decreto que anuncia la bonificación. (En lugar de
anunciando la bonificación).
- Es necesario contar con un instrumento legal. (En lugar de continúa siendo
necesario…).
3.8. USO DE PRONOMBRES RELATIVOS4
Pronombre cual (el/los cual/es, la/s cual/es). Tiene valor explicativo y va
siempre entre comas.
Forma correcta. La normativa, a partir de la cual se formula el cambio
de estructuras, fue derogada en 2003.
Forma incorrecta. Se trata de una estructura la cual modifica…
(Corresponde: “Se trata de una estructura que modifica…”.)
Pronombre relativo donde. Es complemento circunstancial de lugar; por ello es
incorrecto su uso en reemplazo de los pronombres cual o que.
Forma correcta. El equipo de trabajo se reunió en la sede del
Ministerio, donde analizó la situación, en la que encontraron serias
dificultades.
Forma incorrecta. El equipo de trabajo analizó la situación, donde se
encontraron serias dificultades.
Pronombre/quien/quienes. Los pronombres quien y quienes refieren a personas
físicas, por lo que es erróneo utilizarlos para referir a personas jurídicas,
organizaciones, programas, etcétera.
Forma correcta. La mesa de trabajo se integrará con representantes de la
Subsecretaría de Finanzas del Ministerio de Economía y de la Asesoría General
de Gobierno, la que evaluará la viabilidad de los anteproyectos.
Forma incorrecta. La mesa de trabajo se deberá integrar con
representantes de la Subsecretaría de Finanzas del Ministerio de Economía y de
la Asesoría General de Gobierno, quienes evaluarán la viabilidad de los
anteproyectos.
4. REFERENCIAS, CITAS Y OTROS ELEMENTOS PARATEXTUALES EN LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
4.1. REFERENCIAS
La redacción
administrativa dispone de dos procedimientos para integrar un texto anterior al
texto en elaboración.
4.1.1. Referencia directa. También se denomina cita directa, literal o textual.
Esta referencia reproduce textualmente un fragmento de un discurso autónomo y
que pertenece a otra pieza comunicativa. La cita textual va enmarcada por
comillas y puede presentarse de dos maneras:
4.1.1.1. Integrada al texto. Se recomienda cuando el texto a citar no excede
las tres líneas.
Ejemplo
Desde la Subsecretaría de la Gestión Pública se señala: “El cambio cultural es
clave para recuperar una mística de trabajo en el Estado que potencie su
capacidad para ser recreado y sostenido por la ciudadanía”.
4.1.1.2. Separada del texto. Se utiliza cuando el texto a incorporar ocupa más
de tres líneas. Se utiliza sangría en ambos márgenes y con tipografía uno o dos
puntos menor al texto principal.
Ejemplo
Al respecto, la Carta Iberoamericana de la Función Pública señala:
“La función pública está constituida por el conjunto de arreglos
institucionales mediante los que se articulan y gestionan el empleo público y
las personas que integran éste, en una realidad nacional determinada. Dichos
arreglos comprenden normas, escritas o informales, estructuras, pautas
culturales, políticas explícitas o implícitas, procesos, prácticas y
actividades diversas cuya finalidad es garantizar un manejo adecuado de los
recursos humanos, en el marco de una administración pública profesional y
eficaz, al servicio del interés general”.
4.1.2. Referencia
indirecta. También se denomina cita indirecta, no literal o paráfrasis.
Consiste en la reproducción conceptual de lo dicho por otro, lo que constituye
una versión del discurso original. Conlleva una interpretación por parte de
quien incorpora la cita.
Ejemplo
El Gobernador afirmó que está dispuesto a encarar una reforma en el Estado
bonaerense, con el objetivo de…
4.2. CITAS BIBLIOGRÁFICAS, NOTAS Y BIBLIOGRAFÍA
4.2.1. Citas bibliográficas5
Las fuentes utilizadas en un documento pueden citarse dentro del texto
principal o bajo la forma de Nota a pie de página.
Ejemplos de cita dentro del texto
“La evaluación se puede definir como una técnica tendiente a producir
información de utilidad para mejorar diversos aspectos de la gestión pública:
1) las decisiones y la planificación, 2) el funcionamiento operativo y 3) los
resultados finales en relación con los recursos invertidos” (Ballart, 1992).
Ballart (1992) señala que la evaluación se puede definir como “una técnica
tendiente a producir información de utilidad para mejorar diversos aspectos de
la gestión pública: 1) las decisiones y la planificación, 2) el funcionamiento
operativo y 3) los resultados finales en relación con los recursos invertidos”.
Ejemplos de cita a pie de página
1García Delgado, D. (1998), Estado-nación y globalización. Fortalezas y
debilidades en el umbral del tercer milenio, Buenos Aires, Editorial Planeta.
Cuando no se cuenta con datos de la edición para el registro bibliográfico, se
indicará s.d. (sin data), o s.f. (sin fecha).
4.2.2. Notas a pie de página
Las notas irán numeradas en forma correlativa y continua hasta el fin del
texto.
Se sugieren las notas a pie de página y no al final del capítulo o del
documento. Se colocarán inmediatamente después del signo de puntuación y de las
comillas, si hubiere (ver apartado Puntuación), en letra elevada (superíndice)
dos puntos menor a la utilizada en el texto.
4.2.3. Cita de legislación
Las normas se citarán de manera completa y según el siguiente orden:
Ejemplo.
1 Ley provincial N° 13175 (de Ministerios), Buenos Aires. Boletín Oficial 30 de
marzo de 2004.
1 Decreto N° 3075/2004. Boletín Oficial, 7 de enero de 2005.
Cuando sea necesario incluir el articulado de una norma o decisión
administrativa, se citará en primer lugar el número de artículo seguido por el
número de inciso, si correspondiera. Ejemplo. Artículo 12, inciso 2, de la
Constitución de la Provincia de Buenos Aires.
4.2.4. Cita de actos administrativos
Para la cita de documentos administrativos se procederá de la misma manera que
para la cita de legislación.
Ejemplo
1 Resolución N° 5, 28 de junio de 2004, Subsecretaría de la Gestión Pública,
provincia de Buenos Aires.
4.2.5. Cita de bibliografía
4.2.5.1. Cita de libros
Figurará siempre al final del documento o publicación, según las siguientes
opciones:
Osborne, D. y Gaebler, T. (1994) La Reinvención del gobierno: la influencia del
espíritu empresarial en el sector público, Barcelona, Ediciones Paidós.
4.2.5.2. Cita de capítulos de libros, ensayos, actas de congresos.
Lander, Edgardo (1998), “Límites actuales del potencial democratizador de la
esfera pública no estatal”. En: Luiz Carlos Bresser Pereira, Nuria Cunill Grau
(compiladores), Lo público no estatal en la reforma del Estado, Buenos Aires,
Paidós, Clad, 447-486.
4.2.5.3. Cita de revistas
Groisman, Enrique (2004), “Las cartas compromiso como instrumento para mejorar
la gestión: aspectos positivos y riesgos implícitos”, Revista Argentina del
Régimen de la Administración Pública (RAP), Año XXVI, Vol. 31, 87-92.
4.2.5.4. Artículos de diarios
Sánchez, Matilde, “Libros del país”, Clarín. Argentina, 26 de setiembre de
1999, pág. 3, Sección Zona.
4.2.5.5. Fuentes electrónicas
Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo. VIII Congreso
Internacional sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública,
Paraná [CD-ROM], Argentina: CLAD, 2003, ISBN 980-6125-42-8.
Subsecretaría de la Gestión Pública. Guía para la planificación institucional
[en línea]. Buenos Aires, 2003,
http://www.gestionpublica.sg.gba.gov.ar/html/guia_planificacion/htm.
4.3. RESALTADORES
4.3.1. Cursiva
Llamada también itálica o bastardilla, se utiliza para destacar palabras o
expresiones. En los textos manuscritos se reemplaza por subrayado simple.
En los textos administrativos se utilizará en los siguientes casos:
- Títulos de libros, nombres científicos, palabras de origen extranjero,
nombres de obras artísticas.
- Para destacar neologismos, barbarismos, términos o expresiones vulgares,
palabras extranjeras o a las que se les asigna un sentido diferente del
habitual.
4.3.2. Negrita
Se utilizará en títulos, subtítulos, encabezamientos, folios e incisos. Se
desaconseja su uso para destacar palabras y expresiones en el interior de los
textos; en estos casos, se preferirá el empleo de la cursiva.
En los textos mecanografiados se reemplazará con subrayado.
4.3.3. Subrayado
Por regla general, se evitará su uso en el cuerpo del texto, salvo que se
quiera destacar el título de una parte, sección o capítulo del artículo.
Se utilizará para destacar enlaces de texto (hipervínculos) en formatos
electrónicos.
4.4. ORDENADORES
4.4.1. Numeración
Se recurrirá a la numeración dentro de un documento cuando, a los efectos
comunicativos, sea necesario organizar el texto según un esquema de contenidos.
Se utilizará según el diseño que se indica a continuación, y hasta un máximo de
cuatro niveles.
1. (Primer nivel)
1.1. (Segundo nivel)
1.1.1. (Tercer nivel)
1.1.1.1. (Cuarto nivel)
Si hubiera que incluir nuevas categorías dentro del esquema numerado, se
recurrirá a la ordenación alfabética mayúscula.
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.1.1.
A)
B)
C)
Si fuera inevitable una nueva subdivisión, se utilizarán viñetas.
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.1.1.
A)
-
-
-
B)
C)6
4.4.2. Viñetas
Su uso se limitará a las situaciones en que sea necesario enumerar argumentos o
secuencias, y sólo a los efectos de facilitar la lectura y comprensión de los
enunciados.
Dado que cumple una función secundaria en el texto, de apoyo a la lectura, se
sugiere discreción en su uso y la elección de diseños austeros.
5. NORMAS GENERALES PARA LA UTILIZACION DE SIGNOS DE PUNTUACION Y OTROS SIGNOS ORTOGRAFICOS
5.1. SIGNOS DE PUNTUACION
Con respecto del uso de los signos de puntuación, esta Guía se limita a definir
su función y a describir aquellas situaciones o usos particulares que habrán de
atenderse en los textos administrativos. Para profundizar en los usos
generales, se remite a las indicaciones que al respecto prescribe
detalladamente la Real Academia Española de la Lengua.
5.1.1. Punto
Separa unidades autónomas que integran un texto. Se utiliza además en las
enumeraciones que utilizan códigos alfa numéricos (1.2.; 1.a.).
Se evitará su uso:
- Al final de los títulos, según lo recomendado en apartado respectivo.
- En las siglas (IPAP en lugar de I.P.A.P.)7
-En las cifras que indican año, en la numeración de páginas ni en los números
de decretos, leyes o artículos. (2005, página 1205, Decreto Nº 1085/2003).
- Detrás de los signos de cierre de interrogación y admiración, ya que llevan
su propio punto (ver el apartado sobre signos de interrogación y admiración).
- Después de los puntos suspensivos.
- En ningún caso, acompañado de guión final (.-) para indicar cierre de
párrafo.
5.1.2. Dos puntos
Pausa del discurso, menor que el punto, que tiene como finalidad presentar una
idea, enumeración o aclaración.
En los documentos administrativos (decretos, certificados, etcétera), se
utilizan detrás de verbos como expone, ordena, certifica, declara, hace saber,
etcétera, escritos con todas sus letras en mayúsculas. La primera palabra que
sigue a los dos puntos empieza siempre con mayúsculas.8
Ejemplos
Vistas las presentes actuaciones, el Director DISPONE: Aprobar las presentes
actuaciones …
DECLARA: Que los antecedentes fueron incorporados…
CERTIFICA: Que en la fecha se hace presente…
5.1.3. Punto y coma
Se utiliza para separar proposiciones dentro de la oración.
Ejemplo. La cartilla de inducción destinada a los trabajadores públicos
contiene un panorama del Estado y la Provincia; era necesario contar con un
documento que, de manera clara y sencilla, permitiera acceder a un conocimiento
situado en la realidad bonaerense.
5.1.4. Puntos suspensivos
Indican una interrupción momentánea o definitiva del discurso. Son siempre sólo
tres (…).
En la documentación administrativa los puntos suspensivos se utilizarán
exclusivamente para indicar supresión de palabras en una cita textual.
Se encerrarán entre paréntesis en el caso de que la supresión se realice en la
mitad del texto.
Ejemplo. Uno de los objetivos más importantes de un servicio de
información y documentación es el de diseñar políticas (…) y desarrollar
instrumentos y técnicas de difusión de la información.
Los puntos suspensivos no podrán utilizarse para omitir información, para dejar
alguna idea o concepto sin definir o sugerir emoción.
5.1.5. Coma
Indica una pausa breve y permite delimitar los distintos componentes de la
oración.
Forma correcta. Me dirijo a usted a efectos de solicitar que se sirva
autorizar el uso de la licencia anual.
Forma incorrecta. Me dirijo a usted, a efectos de solicitar, se sirva
autorizar, el uso de la licencia anual.
5.1.6. Raya
También llamada guión largo y guión mayor, indica una pausa sintética del
discurso menor que el paréntesis. Ejemplo. El documento - realizado por los
funcionarios de la Dirección Provincial - fue incluido en el temario.
5.1.7. Guión
También llamado guión menor, se utiliza para separar palabras y relacionar dos
fechas.
Ejemplo. Franco–español, técnico-administrativo. (No corresponde este uso
cuando una de las palabras se subordina o califica a la palabra principal:
neoliberal; prediagnóstico); Guerra civil (1936-1939); Rubén Darío (1876-1916).
En relación al prefijo de origen latino pos/post, la Academia opta por la forma
simplificada pos, sin t final y sin guión de separación, salvo que la segunda
palabra comience con la letra s. Ejemplo. Posguerra, posdata, posgrado,
pos-socialismo.
5.1.8. Comillas9
Se emplean para encerrar citas o frases textuales y para destacar frases en un
texto.
No deben utilizarse para resaltar nombres de planes, programas, proyectos,
instituciones oficiales, de establecimientos y marcas comerciales, de
organizaciones políticas o sociales, de competencias deportivas, grupos
artísticos, calles, plazas y edificios.
Los signos de puntuación correspondientes a la oración en la que está inserto un
texto entrecomillado se colocan siempre después de las comillas de cierre.
Ejemplo. Se recomienda colocar a la entrada del aula un cartel con el texto:
“Curso de Comunicación escrita”.
La nota o referencia que afecta a todo el texto entrecomillado se coloca entre
las comillas de cierre y el punto. Ejemplo. Dijo el ex Presidente Perón: “Si
nosotros no tomamos el sentido burocrático del ‘déle trámite’, el ‘déle
trámite’ nos va a matar a todos”6.
Si la nota se refiere sólo a la última palabra del texto entrecomillado, la
llamada se coloca antes de la comilla de cierre. Ejemplo. La Carta
Iberoamericana de la Función Pública define los alcances de “la modernización y
reforma del Estado1”.
5.1.9. Paréntesis
Son signos que sirven para introducir elementos aclaratorios o incidentales en
un enunciado. Se recomienda reducir al mínimo su uso.
5.1.10. Barra
También denominada diagonal, la barra indica separación entre elementos.
Se utiliza para expresar opciones o relaciones. Ejemplos. Vendedor/a, el/los
título/s, en lugar de vendedor(a), el(los) título(s); y/o; 4295574/6; C/C10;
P/A11; km/h, etcétera.
5.1.11. Apóstrofo
Se trata de un signo en desuso. Se omitirá su empleo para indicar supresión de
dígitos de los años. Ejemplo. La década del 60, en lugar de la década del ’60.
5.1.12. Asterisco
Signo en forma de estrella que se coloca junto a ciertas palabras en un texto.
En la escritura administrativa se sugiere reemplazar su uso por referencias
numéricas.
5.1.13. Llave
Se trata de un signo doble que se utiliza para encerrar un texto. Su empleo se
limitará al diseño de cuadros sinópticos, esquemas, gráficos, etcétera,
destinados a agrupar o desarrollar información.
5.1.14. Signos de interrogación y admiración (¿? ¡!)
Enmarcan enunciados interrogativos y exclamativos directos. Se ubican al
comienzo y al final de la oración (1) o bien donde empieza y termina la
pregunta o exclamación (2), según corresponda.
Ejemplos:
¿Cuándo fue publicada la noticia? (1)
Si las inscripciones no son fueron correctamente comunicadas, ¿es necesario
reiterar el llamado a inscripción? (2)
Se usarán con discreción en la documentación administrativa.
Siempre deben abrirse y cerrarse.
Los signos de cierre llevan su propio punto, y no debe añadirse otro; puede
agregarse una coma o punto y coma en el caso de que sea necesario para la
continuidad de la oración.
No se emplean cuando se trata de una interrogación indirecta; en estos casos,
sin embargo, mantiene el acento.
Ejemplos:
Aún no se ha informado quién asumirá la Dirección.
Los participantes están interesados en conocer cómo se realiza la siembra
directa.
5.3.15. Porcentaje (%, o/oo)
Estos signos se utilizan en tablas, enumeraciones y presentaciones escritas
similares, y se colocan inmediatamente luego del número, sin separación
intermedia.
5.2. USO DE OTROS SIGNOS
5.2.1. Números
Los treinta primeros números cardinales que constan de una sola palabra gráfica
se escriben con letras, salvo si se refieren a fechas. Los siguientes, sólo con
cifras. Ejemplo. Doce participantes; 150 damnificados; 100 millones de dólares.
Por regla general, al comienzo de párrafo u oración los números se escribirán
en letras. En el ámbito administrativo, la excepción estará determinada por la
naturaleza del documento.
5.2.2. Pesas y medidas
En los casos que corresponda, se utilizará el sistema métrico decimal, pudiendo
agregarse entre paréntesis, si fuera necesario, su equivalencia en otro
sistema.
Pesas y medidas habituales. k (kilo/s); kg (kilogramo/s), g (gramo/s),
cg (centigramo/s); gr (grano/s); m (metro/s); cm (centímetro/s); dm
(decímetro/s); l (litro/s); cl (centilitro/s); dl (decilitro/s); h (hora/s); ha
(hectárea/s); km (kilómetro/s); t (tonelada), etcétera.
5.3. ASPECTOS ORTOGRAFICOS
5.3.1. Uso de mayúsculas
Se recomienda limitar el uso de mayúsculas en el texto, ya que su exceso
dificulta la lectura y empobrece la presentación.
Más allá de los usos convencionales que determina la normativa (letra inicial
de nombres propios y apodos, tratamientos institucionales, para designar
festividades, atributos divinos, etcétera), en el ámbito público se emplearán
en los siguientes casos:
- En las palabras que expresan poder público, dignidad o cargo institucional.
Ejemplo: Estado, Junta, Tribunal, Parlamento, Ministerio, Secretaría,
Subsecretaría, Dirección Provincial, Dirección General, Administración General,
Unidad Ejecutora, Dirección, Departamento, División.
- En los nombres de premios, distinciones y condecoraciones. Ejemplo. Premio
Provincial a la Innovación en la Gestión Pública.
- En los nombres de Leyes, Decretos y textos legales en general. Ejemplo.
Constitución de la Provincia de Buenos Aires, Ley Orgánica del Ministerio de
Justicia, Decreto N°, etcétera.
- En las letras iniciales de las ciudades, cuando se trate de una unidad
política y la palabra ciudad forme parte de su nombre. Ejemplo. Ciudad
Autónoma de Buenos Aires, Municipalidad de La Plata, ciudad de Dolores. Con
respecto al Estado bonaerense, la palabra provincia se escribirá con minúscula
cuando vaya acompañada por el nombre completo (provincia de Buenos Aires) y con
mayúscula cuando éste se omita. Ejemplo. La Provincia otorgará becas a los
alumnos de las escuelas rurales.
- En las letras iniciales de las palabras que conforman los símbolos
nacionales. Ejemplo. Bandera Nacional, Himno Nacional Argentino, etcétera.
- En la letra inicial de la palabra gobierno, cuando aluda a un gobierno
determinado. Ejemplo. El Gobierno (provincial) envió el proyecto a la
Legislatura.
- En las letras iniciales de las palabras estado y constitución, cuando se
refiera al concepto político o a la ley fundamental. Ejemplo. El Estado
Nacional, la Constitución Nacional.
En cambio, no se empleará:
- En tratamientos (Señor, Doctor, etcétera), excepto en listas, direcciones o
encabezados de notas.
- Para indicar cargos públicos (salvo en los encabezados de notas y en los
casos en que el cargo sea de máximo nivel y su mención reemplace el nombre de
la persona que lo desempeña. Ejemplo. El Gobernador presentó los aspectos
relevantes del Plan Más Vida.
- En nombres de meses y días de la semana, salvo que aludan a una fecha patria
o una localidad. Ejemplo. 25 de Mayo de 1810; 9 de Julio de 1816; Veinticinco
de Mayo, Nueve de Julio.
En las letras dobles (ch y ll) sólo se escribe con mayúscula la primera de las
dos letras sencillas que las componen (se escribe Chile, no CHile).
Las mayúsculas sostenidas12 se utilizarán en siglas y en los casos dispuestos
en el Anexo 1 del Decreto N° 300/06 - Guía para la Gestión de la Comunicación
Escrita: apellidos; nombre del lugar donde se efectúa el documento; nombres de
las dependencias que se escriben al pie de la página final de un documento; en
la fórmula que antecede al articulado de los documentos de decisión, y en
títulos y subtítulos (opcional).
5.3.2. Acento
No se utiliza en monosílabos.
La conjunción “o” lleva tilde únicamente cuando enlaza números expresados en
cifras y siempre que la tipografía no garantice la identificación.
Las palabras que se han incorporado al castellano llevan acento según las
reglas generales (vademécum, currículo, etcétera).
Las letras mayúsculas llevan tilde siempre que les corresponda.
5.3.3. Uso de abreviaturas
Se debe evitar el uso de abreviaturas en la documentación administrativa, con
excepción de las de uso generalizado, siempre y cuando su utilización no genere
confusión.
Cuando se admiten, se escribirán con letras minúsculas seguidas de un punto en
sustitución de las letras omitidas. Ejemplo: Cap. (capítulo); p. (página); pp.
(páginas); vol. (volumen); inf. téc. (informe técnico).
Las abreviaturas tales como dr (doctor), sr / a (señor/a), mtro (ministro),
expte (expediente), dpto (departamento), no llevan punto final, ya que la
última letra corresponde con el final de la palabra. Llevan punto, por ejemplo:
ing. (ingeniero/a), prof. (profesor/a); lic. (licenciado/a); inc. (inciso),
etcetera.
Se evitarán las abreviaturas cuando se aluda a la provincia de Buenos Aires. En
caso de ser inevitable, se utilizará la siguiente forma: Pcia de Buenos Aires o
Bs As.
5.3.4. Siglas
Las siglas no se separarán con puntos, con excepción de las que los lleven por
convención. En este último caso, los puntos se colocarán según establezca dicha
convención (EE.UU., no E.E.U.U.).
Las siglas no convencionales que se utilicen para denominar proyectos u
organismos se utilizarán, la primera vez, entre paréntesis y a continuación de
la denominación que abrevian. En los párrafos siguientes, y a lo largo de todo
el texto, podrá utilizarse la sigla presentada. Ejemplo: El Instituto de
Previsión Social (IPS) presentó su plan institucional (...) El IPS fue creado
en el año...
En el caso de que el documentos sea un convenio, se especificará al inicio con
qué sigla se denominará al organismo a lo largo del texto: “Entre el Instituto
Provincial de la Administración Pública (en adelante el IPAP) y el municipio de
Carlos Casares (en adelante el Municipio), se conviene... “
1 Prever significa “ver
con anticipación, conjeturar (lo que ha de suceder)” y se conjuga como el verbo
ver. Es incorrecto uso en lugar de ordenar, disponer, establecer, estipular,
etcétera. Proveer por su parte ”prevenir, juntar (las cosas necesarias) para un
fin; suministrar lo necesario para un fin; disponer, resolver, dar salida; dar
o conferir (una dignidad, un empleo, etcétera); dictar un juez (una resolución
que no sea definitiva)”.
2 A los fines de este documento, se considerará como proposición toda unidad
sintáctica cargada de sentido contenida dentro de una misma oración.
3 Definición. “Forma no personal del verbo, que en español termina en –ando, si
es de la 1° conjugación (amando), y en –iendo, si es de la 2° o 3° (corriendo,
saliendo). El gerundio compuesto se forma con el verbo haber y un participio:
habiendo partido. Comunica a la acción verbal carácter durativo, y puede
funcionar como adverbio o adjetivo de la oración en que figura”. Fuente:
Diccionario General Ilustrado de la Lengua Española. Biblograf, España, 1990.
4 Pronombre. Definición. “Parte de la oración que sustituye al sustantivo y
desempeña sus funciones. Se divide en demostrativo, indeterminado, personal,
posesivo y relativo”.
P. relativo: “Palabra que sirve para enlazar o relacionar una oración
subordinada que califica o determina a un elemento de la oración principal, el
cual se llama antecedente. Realizan esta función siempre los pronombres relativos
que, cual, quien, cuyo y en determinadas circunstancias los adverbios relativos
donde, cuando, cuanto, como”. Fuente: Diccionario General Ilustrado de la
Lengua Española. Biblograf, España, 1990.
5 Las Normas ISO 690-1987 (Tutorial para la redacción de citas bibliográficas)
determinan que las citas bibliográficas para documentos impresos y materiales
especiales (mapas, audiocasetes, videocasetes y otros), debe presentarse la
siguiente información, en el orden que se indica.:Responsable principal, Responsable(s)
secundario(s)*. Título. Edición. Lugar de publicación: editor, fecha de
publicación. Descripción física*. (Colección)*. Notas*. Número normalizado*. 5
El estilo administrativo admite ambas modalidades.
6 La viñeta se omitirá en las subdivisión de los textos normativos, por cuanto,
en una cita, dificultará la indentificación del texto referido.
7 Ver apartado 5.3.4. Uso de siglas.
8 Salvo en la situación que se indica, en el resto de los casos en que los dos
puntos presenten una idea, enumeración o aclaración, la palabra iniciará con
minúscula.
9 Existen tres tipos de comillas: las españolas, también denominadas angulares
o latinas («») las inglesas o voladas (“ ”) y las comillas simples (‘ ’). Estas
últimas se utilizan cuando debe entrecomillarse una cita dentro de un texto
mayor que ya está entrecomillado.
10 Con copia.
11 Por ausencia.
12 Concepto que hace referencia a la utilización de la mayúscula en
todas las letras de la palabra o frase.